プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

第1条事業者およびサービスの位置付け

1. 1．本サービスにおける個人情報取扱事業者は、UCHI合同会社です。
2. 2．当社は、法人のお客様に対し、Tokyoβ物件の紹介・提案、空室や利用条件の確認、お問い合わせへの対応、法人契約のお申し込みの受付および管理会社との連絡調整を行います。
3. 3．対象物件の管理、申込内容の確認・審査、契約書類の作成、電子契約の締結、請求・入居手続き等は、株式会社GGハウスマネジメント（以下「管理会社」といいます。）が担当し、賃貸借契約は管理会社と契約法人との間で締結されます。
4. 4．当社が取得した情報を管理会社に提供する場合の取扱いは第4条に定めます。

第2条取得する情報

当社は、LPのフォーム、電話、電子メール、申込書（「法人契約 予約情報」を含みます。）その他の方法により、次の情報を必要な範囲で取得します。

1. （1）お問い合わせ・法人担当者情報：法人名、部署、役職、担当者氏名、電話番号、メールアドレス、所在地、お問い合わせ内容、希望室数、勤務地・通勤エリア、予算、入居希望時期等
2. （2）申込法人情報：法人名、代表者氏名、事業内容、所在地（郵便番号を含みます。）、資本金、担当部署、担当者氏名、電話番号・メールアドレス、設立年、従業員数等
3. （3）希望物件・入居条件：希望物件名・部屋番号、入居希望日、物件を選んだ理由、布団・枕の希望その他希望条件
4. （4）入居予定者情報：氏名、フリガナ、国籍、携帯電話番号、メールアドレス、性別、生年月日・年齢、雇用形態、使用言語等
5. （5）請求先・契約連絡情報：請求書の宛名（法人名・担当者名）、送付先メールアドレス、振込名義、電子契約書の送付先となる担当者メールアドレス等
6. （6）連絡・対応記録：お問い合わせ・提案・申込内容、連絡日時、連絡履歴、申込進捗、修正依頼・確認事項等
7. （7）サイト利用情報：IPアドレス、Cookie等の識別子、閲覧日時・閲覧ページ、ブラウザ・端末情報、アクセスログ等（実際に取得する範囲はサイトの構成によります。）

なお、法人に関する情報であっても、担当者や代表者など生存する特定個人を識別できるものは個人情報として適切に取り扱います。

第3条利用目的

当社は、取得した個人情報を次の目的で利用します。

1. （1）お問い合わせ、ご相談、資料請求への対応および本人・法人担当者への連絡
2. （2）希望条件に応じたTokyoβ物件の紹介・提案、空室・料金・入居可能日等の確認、見積り・資料の提供
3. （3）法人契約申込書の送付、記入内容の確認、不備の照会、申込受付および管理会社への取次ぎ
4. （4）管理会社における申込審査、契約条件の確認、電子契約締結、請求および入居手続きに必要な情報の連携・調整
5. （5）入居予定者の本人情報、入居希望物件・時期および利用条件に関する確認・連絡調整
6. （6）お申し込み後の変更・キャンセル・ご質問、入居準備およびアフターフォローへの対応
7. （7）本サービスに関連した物件情報・サービスの案内（法令により必要な場合は同意取得等の対応を行います。）
8. （8）サービス品質の向上、利用傾向の分析、ウェブサイトの改善
9. （9）不正利用防止、セキュリティ確保、紛争・事故対応、法令上必要な対応
10. （10）上記各号に付随する業務

当社は、法令上許容される場合を除き、利用目的達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。

第4条株式会社GGハウスマネジメントへの提供

1. 1．当社は、物件案内、入居条件の確認、申込受付、審査、契約締結、請求、入居準備等に必要な範囲で、管理会社（株式会社GGハウスマネジメント）に個人データを提供します。
2. 2．提供する情報には、法人名・所在地・代表者情報、法人担当者の氏名・所属・連絡先、物件希望条件、申込法人情報、入居予定者の氏名・国籍・性別・生年月日・連絡先・雇用形態・使用言語等、請求先情報、申込書の記載内容および関連する連絡事項が含まれます。実際の提供内容は申込状況に応じ必要な範囲に限ります。
3. 3．お申し込みがあった際は、当社が契約法人から記入済みの「法人契約 予約情報」等の申込資料を受領し、これを管理会社へ提供します。提供方法は、電子メール、管理システム、電子ファイルの送受信その他適切な安全管理措置を講じた方法とします。
4. 4．当社は、法令により同意なく提供できる場合を除き、提供対象となる本人から事前に必要な同意を得たうえで個人データを管理会社へ提供します。法人担当者の同意は、当然には入居予定者本人の同意を意味しません。
5. 5．管理会社が自ら取得し、または当社から受領した個人情報は、管理会社がその責任で行う審査、契約・請求、入居管理等のため、管理会社の個人情報保護方針その他適用されるルールに従って取り扱われます。

第5条第三者提供

当社は、第4条に定める提供その他本人の同意を得た場合、または次に該当する場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

1. （1）法令に基づく場合
2. （2）人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、本人の同意取得が困難な場合
3. （3）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要であり、本人の同意取得が困難な場合
4. （4）国の機関・地方公共団体等の法定事務への協力が必要で、同意取得により事務遂行に支障が生じるおそれがある場合
5. （5）その他個人情報保護法で認められる場合

なお、個人情報保護法上、第三者提供に該当しない取扱い（適法な委託等）については、同法に従い対応します。

第6条取扱いの委託

当社は、フォーム運営、クラウド保管、メール配信、システム保守その他業務遂行のため、必要な範囲で個人情報の取扱いを外部事業者に委託する場合があります。その際は委託先を適切に選定し、必要かつ適切な監督を行います。

第7条入居予定者等の情報

1. 1．契約法人から、入居予定者である従業員等の情報が申込書に記載され、当社へ提出される場合があります。
2. 2．当社はこれらの情報を第3条の利用目的に必要な範囲で取り扱い、第4条に従い管理会社へ提供します。
3. 3．契約法人には、入居予定者本人に対し、当社・管理会社への情報提供、提供先、利用目的および取扱内容を適切に説明し、法令上必要な本人同意その他の対応を実施したうえで申込書をご提出いただきます。
4. 4．当社は、必要に応じ、本人への説明・同意取得状況を確認し、未確認の場合は情報提供を控えるなど適切に対応します。

第8条安全管理措置

当社は、漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等の防止のため、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じます。具体的な措置は、個人データの取扱いに関するルールや責任体制の整備、取扱担当者への教育・監督、アクセス権限の管理、情報機器・電子ファイルの管理、外部送信時の誤送信防止・保護、事故時の報告・対応体制の整備等です。実施状況に応じて措置を見直します。安全管理措置の詳細は、法令により回答できる範囲でお問い合わせに対応します。

第9条正確性・保存・削除

当社は、利用目的に必要な範囲で個人データを正確かつ最新に保つよう努めます。個人情報は業務上必要な期間および法令上必要な保存期間に従って保管し、保有の必要がなくなったときは、法令上保存が求められるものを除き、適切な方法で消去・廃棄します。

第10条Cookie・アクセス解析等

当社のウェブサイトでは、サイトの運営・利便性向上、アクセス状況の把握、セキュリティ確保のため、Cookie、アクセスログおよび解析ツール等を利用する場合があります。外部サービスを利用する場合、当該提供事業者が情報を取り扱うことがあります。Cookieはブラウザ設定で制限できる場合がありますが、一部機能に影響することがあります。個人関連情報の第三者提供や個人情報との紐付けを行う場合は、適用法令に従って必要な措置を講じます。実際に利用する解析・広告ツール等に応じ、必要な告知を追加します。

第11条開示・訂正・利用停止等

ご本人または正当な代理人から、当社の保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止等、または法令に基づき開示対象となる第三者提供記録の開示を求められた場合、本人確認等を行い、個人情報保護法に従って対応します。法令に定める事由がある場合は、ご請求の全部または一部に応じられないことがあります。

第12条お問い合わせ・苦情相談窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求は、以下へご連絡ください。

事業者名

UCHI合同会社

所在地

東京都港区西新橋3丁目23番5号

代表社員

Tokyo Nest Holdings Pte. Ltd.

職務執行者

道塲 英夫

窓口

個人情報お問い合わせ担当

電子メール

[email protected]

電話番号

050-5490-9658

受付時間

10:00～18:00／年中無休

※管理会社が独自に保有する情報の開示等は、管理会社の窓口をご案内する場合があります。

第13条本ポリシーの変更

当社は、法令改正、事業内容・サービス内容の変更その他必要に応じ、本ポリシーを変更することがあります。変更後の内容はウェブサイトへの掲載等により公表します。利用目的の変更など、法令上、通知・同意等が必要なときは別途適切に対応します。